• Estamos buscando un Secretario Ejecutivo y Ejecutivo de Operaciones con experiencia para proporcionar un soporte administrativo, de investigación y de coordinación integral a la alta dirección. El candidato ideal tendrá al menos 5 años de experiencia relevante apoyando a ejecutivos de alto nivel, una sólida competencia en tecnologías de la información y excelentes habilidades organizativas y de comunicación. El rol implica apoyar tanto a oficinas locales como en el extranjero, trabajando de manera remota según sea necesario, y puede transitar a un arreglo de trabajo híbrido en el futuro. La posición también valora la familiaridad con herramientas modernas de inteligencia artificial para mejorar la productividad y la eficiencia.

• Gestionar y mantener los horarios, citas y arreglos de viaje de los ejecutivos.
• Realizar investigaciones y compilar datos para informes, presentaciones y toma de decisiones.
• Coordinar y mantener comunicación con agencias gubernamentales, jefes de departamento y otros personal clave.
• Reunirse y comunicarse con agencias externas, consultores, proveedores y funcionarios para programar reuniones, coordinar eventos y ayudar con la resolución de problemas.
• Asistir a reuniones virtuales y presenciales en nombre del ejecutivo; tomar actas precisas y hacer seguimiento de los puntos de acción.
• Realizar entrevistas y reuniones, incluida la programación, preparación de agendas y documentación de resultados.
• Buscar nuevos proveedores, realizar investigaciones sobre proveedores, gestionar bases de datos de proveedores y apoyar actividades de adquisición.
• Apoyar oficinas en el extranjero coordinando con equipos internacionales, manejando comunicaciones transfronterizas y asistiendo en proyectos globales.
• Trabajar de manera remota según lo requiera, manteniendo alta productividad y capacidad de respuesta a través de diferentes zonas horarias.
• Preparar, corregir y editar correspondencia, informes y presentaciones en PowerPoint.
• Organizar y mantener sistemas de archivo (electrónicos y en papel), asegurando la seguridad y accesibilidad de la información.
• Manejar documentos y comunicaciones confidenciales con discreción y profesionalismo.
• Rastrear y priorizar tareas y plazos para el ejecutivo, asegurando la finalización oportuna de proyectos.
• Asistir en la planificación y coordinación de reuniones, eventos y proyectos de alta prioridad.
• Proporcionar apoyo para proyectos e iniciativas especiales según lo indique el equipo ejecutivo.
• Capaz de viajar localmente o al extranjero si es necesario para asistir a reuniones, eventos o coordinar con partes interesadas externas.
• Realizar otras tareas administrativas relacionadas según se asignen.

*Nuestro Candidato Ideal*

• Título universitario en Administración de Empresas, Gestión de Oficinas o un campo relacionado
• Mínimo 5 años de experiencia comprobada como Secretario Ejecutivo o en un rol similar de apoyo ejecutivo o en Operaciones Comerciales

*Requisitos y Competencias Técnicas*

• Dominio de Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) y familiaridad con software de gestión de oficinas, análisis de negocios, herramientas de reporte y software de CRM
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar en un entorno dinámico.
• Habilidades de comunicación escritas y verbales excepcionales.
• Fuertes habilidades interpersonales; capaz de interactuar de manera efectiva con las partes interesadas a todos los niveles.
• Alto nivel de integridad, discreción y confidencialidad en el manejo de información sensible.
• Experiencia coordinando con agencias gubernamentales, organizaciones externas y proveedores es un plus.
• Experiencia apoyando oficinas en el extranjero o trabajando con equipos internacionales es una ventaja.
• Disposición y capacidad para viajar según sea necesario.
• Cómodo trabajando de forma remota y en diferentes zonas horarias.

*Arreglo Laboral*

• El rol apoya tanto a oficinas locales como en el extranjero y requiere la capacidad de trabajar de forma remota.
• Por favor, tenga en cuenta: El arreglo laboral puede transitar a un modelo híbrido en el futuro, combinando trabajo remoto con días programados en la oficina.
• La flexibilidad y adaptabilidad a entornos laborales cambiantes son esenciales.

¡Únete a nosotros y juega un papel fundamental en apoyar a nuestro liderazgo y en impulsar el éxito organizacional, tanto a nivel local como internacional!