TÍTULO DEL TRABAJO: Asistente Virtual del Director de Operaciones Globales

REPORTA A: DGO

UBICACIÓN: Remoto

HORARIO: Lunes – Viernes, 8:30 AM – 5:30 PM EST (1 hora de almuerzo no remunerada), 40 horas/semana

COMPENSACIÓN: $8–$10/hora (según la experiencia)

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

El Asistente Virtual del DGO es un socio administrativo de alto rendimiento responsable de apoyar al DGO en las operaciones diarias, la coordinación estratégica y las tareas administrativas de nivel ejecutivo. Se centra más en la eficiencia administrativa, el trabajo avanzado en Excel, la preparación de documentos, la programación y la coordinación entre múltiples departamentos. El candidato ideal es un solucionador de problemas proactivo y altamente organizado con dominio avanzado de Excel que prospera en un entorno remoto de ritmo rápido. Se asegurará de que el tiempo del DGO se dedique a las prioridades estratégicas gestionando los detalles operativos diarios y optimizando los flujos de trabajo.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

Apoyo Ejecutivo y Administrativo

• Programar reuniones y coordinar la logística para llamadas internas y externas.
• Preparar y dar formato a informes, presentaciones y documentos, aprovechando habilidades avanzadas de Excel para el seguimiento, análisis y visualización de datos.
• Filtrar, priorizar y responder correos electrónicos en nombre del DGO, asegurando seguimientos oportunos.
• Mantener archivos digitales organizados para garantizar un fácil acceso a materiales de referencia y registros.

Asistencia Operativa y de Informes

• Asistir en la creación, mantenimiento y mejora de rastreadores e informes operativos.
• Apoyar la consolidación y análisis de datos para informar la toma de decisiones ejecutivas.
• Realizar un seguimiento de los elementos de acción de las reuniones y asegurar la finalización oportuna en múltiples departamentos.

Coordinación de Proyectos

• Apoyar al DGO en la supervisión de proyectos especiales, asegurando que los plazos, entregables y comunicaciones estén en camino.
• Dominio avanzado de ClickUp para rastrear hitos del proyecto.
• Actuar como enlace entre el DGO y los jefes de departamento para garantizar claridad sobre los elementos de acción y los plazos.

Comunicación y Documentación

• Redactar, revisar y dar formato a memorandos internos, procedimientos operativos estándar (SOP), informes y resúmenes ejecutivos.
• Preparar agendas de reuniones, tomar notas detalladas y distribuir la documentación de seguimiento según sea necesario.
• Mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.

MÉTRICAS DE ÉXITO:

• La carga administrativa e informativa del COO se reduce, permitiendo un enfoque en estrategias de alto impacto.
• Los informes y rastreadores de nivel ejecutivo son consistentemente precisos, claros y oportunos.
• Los proyectos y tareas bajo la supervisión del COO cumplen con los plazos con un mínimo de seguimientos requeridos.
• La comunicación entre el COO y los departamentos es fluida y efectiva.

• Más de 3 años de experiencia como asistente ejecutivo, apoyo en operaciones o en un rol administrativo, preferiblemente en un entorno remoto.
• Experiencia comprobada en la producción de informes y presentaciones listos para ejecutivos.
• Experiencia coordinando iniciativas interdepartamentales y rastreando entregables.

HABILIDADES:

• Dominio avanzado de Microsoft Excel (tablas dinámicas, VLOOKUP, macros, gráficos y formato condicional).
• Sólido manejo de Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), herramientas de gestión de proyectos (Clickup) y plataformas de comunicación (Telegram, Zoom).
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Habilidades organizativas excepcionales y atención al detalle.

ATRIBUTOS:

• Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones.
• Capaz de priorizar y gestionar múltiples tareas bajo plazos ajustados.
• Mantiene profesionalismo y confidencialidad en todo momento.
• Fuerte capacidad para resolver problemas con supervisión mínima requerida.