• Techzu es una empresa de software y AI en crecimiento que ayuda a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) de Singapur a digitalizarse a través de sitios web, plataformas de comercio electrónico, software personalizado y herramientas de automatización. Somos rápidos, eficientes y estamos enfocados en construir sistemas que entreguen resultados.

• Estamos contratando un asistente ejecutivo y coordinador de operaciones altamente ingenioso, independiente y orientado a soluciones para apoyar directamente al Director General (DG). Este rol ayudará a liberar tiempo del DG gestionando las operaciones diarias, mejorando los sistemas internos, manejando la coordinación de proyectos y asegurando un seguimiento constante entre los equipos.

Descripción del puesto

• Este es un rol crítico para la misión, diseñado para alguien que no solo sigue órdenes, sino que piensa con anticipación, resuelve problemas antes de que ocurran y ayuda activamente a que el negocio funcione de manera más fluida cada día. Manejarás tareas administrativas, recursos humanos, seguimiento financiero, informes internos, investigación básica y tareas de coordinación. También se confiará en ti para hacer recomendaciones, resolver obstáculos y resolver problemas de forma independiente, no solo para completar listas de verificación.

Responsabilidades Clave

Operaciones Administrativas y Coordinación Interna

• Crear y mantener el sitio de intranet de la empresa para documentación interna
• Trabajar con el MD para documentar y gestionar los procedimientos operativos estándar (SOP) en todos los departamentos
• Organizar y gestionar carpetas internas, plantillas y documentación
• Coordinar y gestionar contratos y documentación de acuerdos (NDA, acuerdos de proyecto, etc.)
• Mantener un rastreador de tareas a nivel de empresa y hacer seguimiento de los elementos delegados

Soporte de Recursos Humanos

• Publicar ofertas de trabajo, programar entrevistas y ayudar en la incorporación de nuevos empleados
• Rastrear el desempeño del equipo y mantener un panel de rendimiento
• Co-desarrollar y gestionar el sistema de evaluación del desempeño de la empresa
• Rastrear y registrar ausencias, cumpleaños, términos de contrato y registros de recursos humanos
• Preparar documentos de recursos humanos como cartas de empleo, confirmaciones de período de prueba y cartas de aceptación o autorización de renuncia

Contabilidad Ligera y Registro Financiero

• Preparar y gestionar facturas recurrentes
• Rastrear y hacer seguimiento de pagos atrasados
• Rastrear comisiones del equipo basadas en los datos proporcionados
• Subir y categorizar recibos
• Coordinar con el contador para mantener la documentación financiera

Informe de Proyectos y Estado

• Rastrear el progreso de proyectos internos y de clientes en todos los departamentos
• Hacer seguimiento con los miembros del equipo para actualizaciones de progreso y plazos
• Preparar un informe semanal para el MD sobre actualizaciones de proyectos, bloqueos y elementos vencidos
• Enviar recordatorios al equipo sobre tareas pendientes y plazos

Ejecución y Soporte en Reuniones

• Preparar agendas y coordinar la logística de las reuniones
• Tomar notas durante las reuniones y rastrear acciones de seguimiento
• Mantener un informe de resumen semanal de lo que está progresando, lo que está estancado y lo que necesita revisión del MD
• Hacer seguimiento proactivo de los elementos de acción no resueltos en todo el equipo

Soporte de Correo Electrónico, Calendario y Propuestas

• Organizar y clasificar la bandeja de entrada del MD utilizando filtros y etiquetas estructuradas
• Responder a correos electrónicos no sensibles utilizando plantillas estándar
• Programar reuniones, confirmar asistencia y enviar recordatorios
• Formatear y enviar propuestas comerciales utilizando plantillas existentes

Soporte de Investigación y Desarrollo

• Realizar investigaciones sobre competidores, tendencias del mercado, patrones de UX/UI y herramientas
• Organizar ideas de productos e inspiración para el MD
• Resumir hallazgos y crear documentos internos de investigación simples
• Mantener una biblioteca de I+D con referencias y ejemplos

Soporte de Ventas y Desarrollo Empresarial

• Preparar y actualizar acuerdos de servicios con clientes
• Personalizar y organizar presentaciones de ventas o de productos
• Mantener una carpeta actualizada de materiales de ventas, estudios de caso y documentos de PSG
• Asistir en la preparación de materiales para nuevos leads o propuestas

Requisitos

• Excelente inglés escrito y hablado
• Al menos 2 años de experiencia en administración, operaciones o asistencia ejecutiva
• Excepcionalmente ingenioso y orientado a soluciones — encuentras respuestas, no solo haces preguntas
• Fuerte pensamiento crítico y juicio independiente — sabes cuándo actuar y cuándo escalar
• Historial comprobado de seguimiento, responsabilidad y atención al detalle
• Dominio de Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail, Calendar)
• Capacidad para gestionar múltiples partes en movimiento y mantener a otros en el camino correcto
• Altamente organizado, proactivo y sereno bajo presión

Bonificación (Deseable)

• Experiencia en contabilidad
• Experiencia apoyando a un fundador o equipo de liderazgo
• Trabajo previo en una empresa de tecnología o basada en servicios

Horas de Trabajo

• Tiempo completo
• 12 días de licencia pagada anual
• Seguir los días festivos públicos de Singapur
• Requiere verificación diaria con el MD