Na Polaris, estamos em busca de um Assistente Executivo e de Operações motivados, detalhistas e com conhecimento em marketing para se juntar à nossa equipe de classe mundial. Se você se destaca em ambientes de ritmo acelerado, adora a ideia de ser a espinha dorsal operacional do motor de marketing de uma empresa e possui experiência prática sólida com GoHighLevel, criação de conteúdo, sistemas de CRM e redes sociais, esta função é para você.

A Polaris é uma agência de consultoria com uma missão ousada: ajudar 1 milhão de fundadores a aproveitar o tempo, recuperar a liberdade e escalar sem sacrifícios. Somos a única empresa que combina coaching e serviços prontos por meio de um modelo híbrido - capacitando nossos clientes com delegação estratégica, operações simplificadas e sistemas escaláveis.

Apoie o bom funcionamento das operações diárias sendo o assistente organizado, confiável e detalhista em que um fundador ou equipe ocupada pode contar. Nesta função, você trará estrutura para calendários, sistemas e comunicação - garantindo que as tarefas avancem, que nada caia nas lacunas e que o negócio permaneça no caminho certo. Se você se orgulha de ser orientado por processos, ama organizar detalhes nos bastidores e gosta de fazer as coisas funcionarem como um relógio - esta função é para você.

Suporte Executivo e Administrativo

• Gerenciar o calendário, agenda e prioridades do fundador
• Organizar arquivos, documentos e criar estrutura para acesso otimizado
• Rastrear recibos, gerenciar faturas e auxiliar com administratividades leves relacionadas a finanças

Coordenação de Projetos e Tarefas

• Manter painéis de projetos (ClickUp, Asana, Notion, etc.)
• Acompanhar a equipe interna e os fornecedores externos para garantir a conclusão oportuna das tarefas
• Apoiar a coordenação de lançamentos internos, integração de clientes ou sprints internos

Otimização de Sistemas e Processos

• Criar, documentar e atualizar procedimentos operacionais padrão (SOPs) para tarefas recorrentes
• Identificar ineficiências e propor fluxos de trabalho simplificados
• Gerenciar ferramentas de backend (GDrive, Calendly, Slack, Zapier, etc.) para manter as operações enxutas

Gerenciamento de Inbox e Comunicação

• Monitorar e classificar caixas de entrada, DMs e mensagens internas
• Redigir e enviar comunicações em nome do fundador quando apropriado
• Garantir uma comunicação fluida da equipe através do Slack, Zoom e e-mail

Gerenciamento de Viagens e Rotinas

• Reservar e coordenar viagens, logística de eventos e compromissos pessoais
• Apoiar o gerenciamento de rotinas: revisão de tarefas, planejamento semanal, lembretes e acompanhamentos
• Fornecer suporte de responsabilidade para compromissos pessoais e profissionais