Descripción del Trabajo

Estamos buscando un Asistente Ejecutivo altamente organizado, orientado a los detalles y proactivo para brindar un apoyo administrativo integral a nuestros altos ejecutivos. El candidato ideal será un profesional experimentado con excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, sólidas habilidades interpersonales y la capacidad de manejar información sensible con la máxima discreción. Este rol requiere a alguien que pueda anticipar necesidades, gestionar múltiples prioridades y ejecutar tareas de manera eficiente y puntual.

Responsabilidades:

Apoyo Administrativo:

• Gestionar y mantener los calendarios, horarios y citas de los ejecutivos.
• Organizar y coordinar viajes, alojamiento y itinerarios.
• Preparar y organizar documentos, informes, presentaciones y correspondencia.
• Filtrar y priorizar correos electrónicos, llamadas telefónicas y correo entrante.
• Manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.
• Mantener sistemas de archivo organizados (tanto electrónicos como físicos).

Coordinación de Reuniones:

• Programar y coordinar reuniones, incluyendo la preparación de agendas, la toma de actas y la distribución de materiales.
• Organizar y gestionar la logística para reuniones, conferencias y eventos.
• Dar seguimiento a los elementos de acción y garantizar la finalización oportuna.

Comunicación y Enlace:

• Actuar como punto de contacto entre los ejecutivos y las partes interesadas internas/externas.
• Redactar y editar correspondencia, informes y presentaciones.
• Preparar y distribuir actas y elementos de acción de las reuniones.
• Comunicar de manera efectiva con todos los niveles de la organización.
• Asistir con proyectos especiales y otras tareas administrativas según sea necesario.

Calificaciones:

Título universitario o experiencia equivalente en un campo relacionado.

Mínimo 10 años de experiencia como Asistente Ejecutivo o en un rol administrativo similar.

Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.

Dominio del paquete de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Capacidad para priorizar tareas y gestionar múltiples proyectos simultáneamente.

Alto nivel de discreción y confidencialidad.

Fuerte atención al detalle y precisión.

Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.

Excelentes habilidades interpersonales y un comportamiento profesional.

Adaptable a prioridades cambiantes y capaz de prosperar en un entorno de trabajo acelerado, demostrando tanto agilidad como determinación.

Experiencia trabajando con individuos de alto nivel de diversos antecedentes culturales.

Habilidades Preferidas:

Experiencia comunicándose con clientes internacionales.

Conocimiento de principios contables básicos.

Experiencia en planificación y coordinación de eventos.

Por favor, consulte la descripción del trabajo.