Este rol se centra en el apoyo administrativo dentro de un estudio creativo, manejando la gestión del calendario, las comunicaciones con los clientes, la facturación y la organización de archivos. El candidato desempeña un papel clave en asegurar el funcionamiento diario sin contratiempos, colaborando estrechamente con el diseñador principal en un entorno dinámico y orientado a los detalles.

Acerca del Empleador:

El cliente es un estudio de diseño de interiores en crecimiento con sede en EE. UU. que se especializa en crear espacios cálidos y personalizados para clientes residenciales y comerciales boutique. Desde tableros de inspiración hasta el estilismo final, la marca es conocida por combinar función y estética de una manera que refleja la personalidad de cada cliente. A medida que el estudio se expande, el equipo busca un Asistente Virtual Administrativo confiable y orientado a los detalles para ayudar a optimizar las operaciones internas y las comunicaciones con los clientes.

Valores fundamentales de la empresa:

• Las Personas Primero: Diseñamos para las personas, no para las tendencias
• Los Detalles Importan: La precisión y el acabado son parte de nuestro oficio
• Asumir el Proceso: Cada proyecto es una colaboración. Valoramos la responsabilidad
• Aprender y Adaptarse: Mantenemos la curiosidad, la apertura y la mejora continua

Objetivos de este rol:

• Proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad que asegure que el equipo de diseño se mantenga organizado, que la comunicación con los clientes sea oportuna y profesional, y que los procesos internos funcionen sin problemas. El Asistente Virtual Administrativo gestionará la programación, los documentos y las tareas diarias que permitan al equipo creativo concentrarse en ofrecer un gran trabajo de diseño.

Responsabilidades:

• Gestionar la bandeja de entrada, el calendario y la programación de citas del diseñador principal
• Responder a las consultas de los clientes y hacer seguimiento de los hitos del proyecto o los próximos pasos
• Crear y organizar carpetas de proyectos, cronogramas y documentos de incorporación de clientes
• Preparar facturas, estimaciones y propuestas utilizando plantillas
• Mantener bases de datos para contactos de proveedores, seguimiento de inventario y registros de clientes
• Asistir en la compilación de presentaciones de diseño, tableros de inspiración y listas de compras
• Actualizar tableros de tareas y listas de verificación en herramientas como Trello o Notion
• Manejar tareas de asistente personal para el diseñador principal (reservar viajes, pedir suministros, etc.)
• Generar informes de estado semanales para proyectos de clientes en curso

• Más de 2 años de experiencia en roles de asistente administrativo o ejecutivo (virtual o en oficina)
• Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés
• Altamente organizado con excelentes habilidades de gestión del tiempo y priorización
• Cómodo con la gestión de correos electrónicos, formateo de documentos y sistemas de archivos en línea (Google Drive, Dropbox)
• Familiaridad con Trello, Notion o herramientas de gestión de proyectos similares
• Competente en hojas de cálculo (Google Sheets o Excel)
• Capaz de trabajar de manera independiente, anticipar necesidades y adaptarse a cambios

Deseable:

• Experiencia trabajando en industrias creativas como diseño de interiores, arquitectura o escaparatismo
• Familiaridad con Canva, PowerPoint o Adobe para soporte básico de presentaciones
• Conocimientos básicos de plataformas de facturación como QuickBooks, HoneyBook o Wave
• Experiencia coordinando con clientes o proveedores a través de correos electrónicos y aplicaciones de chat
• Conocimiento de Pinterest, Instagram o Houzz para programación ligera de contenido o búsqueda de inspiración