Asistente Virtual Enfocado en Administración

Outsource Recruiter

₱40-60K[Mensual]
Remoto1-3 años de experienciaEdu no requeridoTiempo completo
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Detalles remotos

Abrir paísFilipinas

Requisitos de idiomaInglés

Este trabajo remoto está abierto a candidatos en países específicos. Por favor, confirme si desea continuar a pesar de las posibles restricciones de ubicación

Descripción del trabajo

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Descripción

Este rol se centra en el apoyo administrativo dentro de un estudio creativo, manejando la gestión del calendario, las comunicaciones con los clientes, la facturación y la organización de archivos. El candidato desempeña un papel clave en asegurar el funcionamiento diario sin contratiempos, colaborando estrechamente con el diseñador principal en un entorno dinámico y orientado a los detalles.


Acerca del Empleador:


El cliente es un estudio de diseño de interiores en crecimiento con sede en EE. UU. que se especializa en crear espacios cálidos y personalizados para clientes residenciales y comerciales boutique. Desde tableros de inspiración hasta el estilismo final, la marca es conocida por combinar función y estética de una manera que refleja la personalidad de cada cliente. A medida que el estudio se expande, el equipo busca un Asistente Virtual Administrativo confiable y orientado a los detalles para ayudar a optimizar las operaciones internas y las comunicaciones con los clientes.


Valores fundamentales de la empresa:

  • Las Personas Primero: Diseñamos para las personas, no para las tendencias
  • Los Detalles Importan: La precisión y el acabado son parte de nuestro oficio
  • Asumir el Proceso: Cada proyecto es una colaboración. Valoramos la responsabilidad
  • Aprender y Adaptarse: Mantenemos la curiosidad, la apertura y la mejora continua


Objetivos de este rol:


  • Proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad que asegure que el equipo de diseño se mantenga organizado, que la comunicación con los clientes sea oportuna y profesional, y que los procesos internos funcionen sin problemas. El Asistente Virtual Administrativo gestionará la programación, los documentos y las tareas diarias que permitan al equipo creativo concentrarse en ofrecer un gran trabajo de diseño.


Responsabilidades:


  • Gestionar la bandeja de entrada, el calendario y la programación de citas del diseñador principal
  • Responder a las consultas de los clientes y hacer seguimiento de los hitos del proyecto o los próximos pasos
  • Crear y organizar carpetas de proyectos, cronogramas y documentos de incorporación de clientes
  • Preparar facturas, estimaciones y propuestas utilizando plantillas
  • Mantener bases de datos para contactos de proveedores, seguimiento de inventario y registros de clientes
  • Asistir en la compilación de presentaciones de diseño, tableros de inspiración y listas de compras
  • Actualizar tableros de tareas y listas de verificación en herramientas como Trello o Notion
  • Manejar tareas de asistente personal para el diseñador principal (reservar viajes, pedir suministros, etc.)
  • Generar informes de estado semanales para proyectos de clientes en curso

Requisito

  • Más de 2 años de experiencia en roles de asistente administrativo o ejecutivo (virtual o en oficina)
  • Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés
  • Altamente organizado con excelentes habilidades de gestión del tiempo y priorización
  • Cómodo con la gestión de correos electrónicos, formateo de documentos y sistemas de archivos en línea (Google Drive, Dropbox)
  • Familiaridad con Trello, Notion o herramientas de gestión de proyectos similares
  • Competente en hojas de cálculo (Google Sheets o Excel)
  • Capaz de trabajar de manera independiente, anticipar necesidades y adaptarse a cambios


Deseable:


  • Experiencia trabajando en industrias creativas como diseño de interiores, arquitectura o escaparatismo
  • Familiaridad con Canva, PowerPoint o Adobe para soporte básico de presentaciones
  • Conocimientos básicos de plataformas de facturación como QuickBooks, HoneyBook o Wave
  • Experiencia coordinando con clientes o proveedores a través de correos electrónicos y aplicaciones de chat
  • Conocimiento de Pinterest, Instagram o Houzz para programación ligera de contenido o búsqueda de inspiración
Habilidades organizativasIdioma inglésProgramaciónGestión del tiempoComunicación escritaGestión de correo electrónicoGestión de proyectosGoogle Workspace
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Jomari Tejeresas

HR OfficerOutsource Recruiter

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Publicado el 10 July 2025

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