Acerca del puesto

Buscamos un Coordinador de Operaciones de Ventas proactivo y orientado a los detalles para ayudar a escalar nuestros esfuerzos de ventas mayoristas y en campo en good light. Este rol combina soporte de ventas, coordinación operativa e informes, actuando como un vínculo vital entre nuestro equipo interno, los representantes de campo y los socios minoristas. Ayudarás a mantener todo organizado entre bastidores mientras aportas estructura a los procesos que impactan positivamente en el crecimiento de la marca.

Como parte de un equipo pequeño y de ritmo rápido, valoramos la iniciativa, la creatividad y la comunicación clara. Debes sentirte cómodo manejando nuevas herramientas (como Notion), gestionando múltiples proyectos y proponiendo soluciones cuando surjan desafíos.

Lo que harás

Administración mayorista y minorista + Soporte logístico

• Confirmar y procesar órdenes de compra (PO) de socios minoristas; actualizar los registros de PO.
• Asistir en la incorporación de nuevos socios minoristas y en la elaboración de presentaciones para las revisiones minoristas.
• Mantener calendarios de marketing minorista, rastreadores de campañas e informes semanales de ventas minoristas.
• Coordinar con el proveedor logístico externo (3PL) los envíos de pedidos, seguimientos, confirmaciones de entrega y necesidades de etiquetado.
• Apoyar las investigaciones de contracargos: recopilar documentación, identificar causas raíz y escalar cuando sea necesario.
• Ayudar a preparar y enviar actualizaciones rutinarias a socios minoristas, incluyendo información de seguimiento y confirmaciones.
• Realizar seguimiento de las presentaciones de documentos regulatorios y asistir en la organización de archivos de cumplimiento y revisiones de material gráfico.
• Compartir resúmenes semanales que incluyan el estado de las cuentas minoristas, problemas abiertos, logros y próximas prioridades.

Administración y soporte en gestión de cuentas

• Asistir en la incorporación y mantenimiento de cuentas de socios mayoristas y minoristas.- Preparar y enviar confirmaciones de pedido, información de seguimiento y actualizaciones básicas a los socios.
• Actualizar y mantener hojas de línea, hojas de especificaciones y registros de datos mayoristas.
• Apoyar en seguimientos rutinarios de cuentas y señalar cualquier solicitud de socios o problemas de entrega.
• Ayudar a coordinar entregables como materiales de lanzamiento, exhibidores de estantería y necesidades promocionales.
• Coordinación de calendario de marketing y soporte interfuncional
• Monitorear el calendario de marketing y señalar campañas próximas para garantizar una activación oportuna de ventas en campo.
• Servir de enlace con el equipo de marketing para asegurar que los representantes de campo cuenten con lo necesario para los lanzamientos.
• Coordinar la disponibilidad de recursos de marketing y comunicar plazos o entregables importantes.
• Detectar de manera proactiva cualquier desalineación en el calendario o problemas potenciales y comunicarlos a Ana para adelantarse a los plazos.
• Garantizar que las activaciones en campo estén alineadas con las promociones específicas de cada minorista (por ejemplo, campañas estacionales).

Soporte y programación de ventas en campo

• Coordinar los horarios y la cobertura de ventas en campo según los calendarios de minoristas y las activaciones estacionales.
• Implementar un sistema de registro de entrada/salida para los representantes de campo.
• Actuar como enlace entre los equipos de campo y las operaciones internas para asegurar que todos estén alineados y operativos.

Reporte de ventas y seguimiento del rendimiento

• Elaborar informes semanales de desempeño de la actividad en campo, ventas minoristas (por ejemplo, Ulta), Faire y Amazon.
• Rastrear el impacto de campañas promocionales, el rendimiento a nivel de tienda y la tasa de venta semanal.
• Apoyar el mantenimiento de informes semanales de ventas minoristas y operaciones de ventas (órdenes de compra, cuentas por cobrar, contracargos, etc.).

Herramientas de ventas y operaciones de lanzamiento

• Crear y mantener un kit de herramientas para ventas en campo: presentaciones de marca, muestras, logística de GWP (productos de regalo con compra), etc.
• Asegurar que todos los recursos y materiales de lanzamiento se compartan y empaquen correctamente para los eventos de ventas.
• Ayudar a crear procedimientos operativos estándar (SOP) y listas de verificación en Notion para optimizar la incorporación y ejecución de los representantes de campo.

Soporte de procesos y cuentas minoristas

• Ayudar a incorporar nuevos socios minoristas y colaborar en el mantenimiento de herramientas de seguimiento mayorista, hojas de línea y hojas de especificaciones.
• Preparar y enviar confirmaciones de pedido e información de seguimiento a los minoristas.
• Coordinar entregables como exhibidores de estantería, recursos PIM y otras necesidades de marketing.

Comunicación y coordinación

• Mantener abiertas las líneas de comunicación con el proveedor logístico externo (3PL), proveedores, representantes de campo y equipos internos. Detectar obstáculos con antelación, señalar inconsistencias y ayudar a resolver contracargos minoristas y problemas de envío.
• Compartir resúmenes de fin de semana con actualizaciones claras, seguimientos y próximas prioridades.

Quién eres

• Persona proactiva que prospera en entornos dinámicos.
• Organizado y con habilidades en sistemas (preferible experiencia en Notion, Google Sheets, Shopify, Faire, etc.).
• Excelente comunicador capaz de gestionar detalles sin descuidar ningún aspecto.
• Curioso y orientado a soluciones: no te limitas a marcar casillas, sino que preguntas “¿por qué?” y “¿qué más?”.
• Cómodo trabajando de forma independiente, pero con criterio para escalar cuando sea necesario.

Requisitos deseables

• Experiencia en operaciones de ventas, coordinación minorista o soporte al cliente/mayorista (especialmente en belleza o CPG).
• Familiaridad con sistemas minoristas, herramientas PIM y procesos de cumplimiento.
• Conocimiento de flujos de trabajo regulatorios o de cumplimiento es un plus.

Por qué unirte a nosotros

• Somos una marca de cuidado de la piel con una misión que impulsa la industria hacia la inclusión y la intención.
• Obtendrás visibilidad de cada área del negocio: desde la cadena de suministro hasta las ventas y las activaciones en campo.
• Formarás parte de un equipo colaborativo, motivador y de rápido crecimiento.
• Tus ideas, iniciativa e impacto serán reconocidos y celebrados.

Ubicación: Remoto

Tipo de empleo: Jornada parcial (con posibilidad de pasar a jornada completa según desempeño)