En Polaris, estamos en busca de un/a Asistente Ejecutivo y de Operaciones motivado/a, orientado/a a los detalles y con conocimientos de marketing para unirse a nuestro equipo de clase mundial. Si prosperas en entornos de ritmo rápido, te encanta la idea de ser la columna vertebral operativa del motor de marketing de una empresa y tienes una sólida experiencia práctica con GoHighLevel, creación de contenido, sistemas CRM y redes sociales, este puesto es para ti.

Polaris es una agencia de consultoría con una misión audaz: ayudar a 1 millón de fundadores a aprovechar el tiempo, recuperar la libertad y escalar sin sacrificios. Somos la única empresa que combina coaching y servicios a medida a través de un modelo híbrido, empoderando a nuestros clientes con delegación estratégica, operaciones optimizadas y sistemas escalables.

Apoya el funcionamiento fluido de las operaciones diarias siendo el asistente/a organizado/a, confiable y orientado/a a los detalles en el que un/a fundador/a o equipo ocupado/a pueda contar. En este rol, aportarás estructura a calendarios, sistemas y comunicación, asegurando que las tareas avancen, que nada se escape y que el negocio se mantenga en camino. Si te enorgullece ser impulsado/a por procesos, te encanta organizar detalles detrás de escena y disfrutas hacer que las cosas funcionen como un reloj, este puesto es para ti.

Soporte Ejecutivo y Administrativo

• Gestionar el calendario, la agenda y las prioridades del fundador/a
• Organizar archivos, documentos y estructurar para un acceso óptimo
• Seguimiento de recibos, gestión de facturas y asistencia con administración financiera ligera

Coordinación de Proyectos y Tareas

• Mantener tableros de proyectos (ClickUp, Asana, Notion, etc.)
• Hacer seguimiento con el equipo interno y proveedores externos para asegurar la finalización oportuna de las tareas
• Apoyar la coordinación de lanzamientos internos, incorporación de clientes o sprints internos

Optimización de Sistemas y Procesos

• Crear, documentar y actualizar SOPs para tareas recurrentes
• Identificar ineficiencias y proponer flujos de trabajo optimizados
• Gestionar herramientas de backend (GDrive, Calendly, Slack, Zapier, etc.) para mantener las operaciones ágiles

Gestión de Bandeja de Entrada y Comunicación

• Monitorear y clasificar bandejas de entrada, DMs y mensajes internos
• Redactar y enviar comunicaciones en nombre del fundador/a cuando sea apropiado
• Asegurar una comunicación fluida en el equipo a través de Slack, Zoom y correo electrónico

Gestión de Viajes y Rutinas

• Reservar y coordinar viajes, logística de eventos y citas personales
• Apoyar la gestión de rutinas: revisiones de tareas, planificación semanal, recordatorios y seguimientos
• Proporcionar apoyo de responsabilidad para compromisos personales y profesionales

• Al menos 3 años de experiencia trabajando de forma remota en un rol de soporte en un entorno acelerado para negocios en línea con sede en América del Norte, Australia y/o Europa
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés
• Alta atención a los detalles, gestión del tiempo y seguimiento
• Experiencia con herramientas como Google Workspace, Slack, ClickUp, Notion, Calendly, Zoom, Zapier
• Capacidad comprobada para organizar, priorizar y gestionar múltiples flujos de trabajo simultáneamente
• Comprensión y experiencia en el manejo de información confidencial
• Proactivo, ingenioso y siempre pensando dos pasos adelante
• Comodidad para trabajar a través de diferencias de zona horaria
• (Altamente preferido pero no obligatorio) experiencia en apoyar a Fundadores en negocios en línea de rápido crecimiento

Resultados del Rol (KPIs): *Objetivos específicos a definir*

• ≥ 95% de finalización a tiempo de tareas y proyectos asignados
• <15 minutos de tiempo de respuesta al Fundador y al equipo durante el horario laboral
• Consistencia en la limpieza de correos electrónicos y actualizaciones de calendario diariamente
• Precisión de la documentación de SOP y organización adecuada
• Capacidad para liberar proactivamente 10+ horas/semana para el Fundador

Horario Laboral:

• Posición a tiempo completo. 8 horas por día. De lunes a viernes.
• Los horarios exactos de trabajo dependerán del rol.
• Dependiendo de la demanda, puede ser necesario trabajar en cualquiera de estas zonas horarias: todas las zonas horarias de América del Norte, zonas horarias europeas, zonas horarias de Australia/Pacífico Asiático.

Estructura de Compensación y Beneficios:

• Tarifa por hora a partir de 4 USD / hora
• Elegibilidad para ganar bonificaciones trimestrales de 800 USD o más por año
• Acceso a capacitación y coaching para el desarrollo profesional continuo
• Potencial de aumento salarial según experiencia y desempeño
• Oportunidad de ser contratado para proyectos con tarifas más altas además del salario estándar 
• Privilegio de trabajar desde casa
• Oportunidad de trabajar junto a un equipo de VA de alto rendimiento y Fundadores de clase mundial



Por favor NO nos envíes mensajes privados sobre este trabajo. Tenemos un proceso de contratación establecido y solo aceptaremos a los solicitantes que puedan seguir dicho proceso.