El Asistente Ejecutivo Senior - Finanzas y Soporte Empresarial es un rol de liderazgo de alto nivel responsable de supervisar y gestionar funciones administrativas, financieras, legales y de cumplimiento clave. Esta posición brindará apoyo a nivel ejecutivo al equipo de Finanzas y Operaciones.

Responsabilidades

Finanzas y Soporte Empresarial:

• Liderar la preparación y presentación de informes financieros complejos, conciliaciones y consejos de remesas a la alta dirección.
• Supervisar la cobranza y las comunicaciones de seguimiento de cuentas, asegurando que los pagos atrasados sean mínimos.
• Proporcionar análisis financieros estratégicos y recomendaciones para apoyar la toma de decisiones a nivel ejecutivo.
• Asegurar que la empresa cumpla con todos los requisitos financieros regulatorios y mantenga registros financieros precisos.

Soporte Administrativo y Operacional:

• Utilizar herramientas de IA para optimizar procesos administrativos y aumentar la eficiencia en todos los departamentos.
• Asumir la responsabilidad del manejo de casos, la preparación de documentos y la gestión de registros internos a través de herramientas de la empresa.
• Supervisar el mantenimiento de archivos digitales y registros de trabajo, asegurando el cumplimiento con los estándares organizacionales.
• Gestionar y optimizar flujos de trabajo operativos para una mejor colaboración y ejecución de tareas entre equipos.

Comunicación con Clientes e Interna:

• Redactar y enviar comunicaciones por correo electrónico profesionales a clientes y partes interesadas según sea necesario.

• Mantener bandejas de entrada compartidas y asegurar que las respuestas sean oportunas y consistentes con el tono/marca de la empresa.

• Colaborar entre departamentos para asegurar un flujo de trabajo fluido y la progresión de tareas.

Cumplimiento y Soporte Legal:

• Liderar la redacción, revisión y negociación de contratos en colaboración con el equipo legal.
• Coordinar con abogados para asegurar la ejecución oportuna de contratos y asuntos legales.
• Asegurar el cumplimiento de todos los requisitos legales y regulatorios, incluyendo el cumplimiento empresarial como el GIS de la SEC, declaraciones fiscales, leyes laborales y otras regulaciones relevantes.
• Asistir en la preparación de documentos para auditorías legales y de cumplimiento.

Soporte Ejecutivo:

• Proporcionar apoyo de alto nivel a los Ejecutivos gestionando el seguimiento de casos complejos, la priorización de tareas y los seguimientos.
• Preparar y presentar paquetes de informes ejecutivos, destacando métricas clave y el rendimiento empresarial.
• Supervisar procesos internos críticos, asegurando una ejecución fluida y alineación con las prioridades estratégicas.
• Actuar como un enlace clave entre departamentos, asegurando la alineación operativa con los objetivos empresariales generales.

Contribución Estratégica:

• Proporcionar información y recomendaciones de alto nivel sobre gestión de costos, planificación financiera, asignación de recursos y asuntos legales.
• Contribuir activamente al desarrollo de los planes estratégicos a largo plazo de la empresa, ofreciendo orientación sobre viabilidad financiera y consideraciones legales.
• Liderar esfuerzos de colaboración interdepartamental, fomentando la sinergia entre equipos para lograr objetivos a nivel empresarial.

Calificaciones:

• Licenciatura en Administración de Empresas (BBA) o Licenciatura en Contabilidad preferida, pero no requerida.
• Mínimo de 8+ años de experiencia en un rol de soporte administrativo o ejecutivo, incluyendo experiencia sustancial en gestión financiera, legal y de cumplimiento.
• Proactivo, experto en tecnología y con experiencia en apoyar a ejecutivos de nivel C en entornos dinámicos y de ritmo rápido.
• Familiaridad con regulaciones de cumplimiento empresarial como GIS de la SEC, declaraciones fiscales y leyes laborales.
• Experiencia comprobada en la gestión de tareas financieras complejas, asuntos legales y requisitos de cumplimiento a nivel ejecutivo.
• Fuertes habilidades de liderazgo, con experiencia en supervisión y mentoría de equipos.
• Excelentes habilidades de resolución de problemas, comunicación y organización.
• Dominio de software contable (Xero, QBO, etc.) y herramientas de gestión empresarial.
• Dominio avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel, y sistemas de CRM.
• Capacidad para gestionar prioridades en competencia y trabajar de forma independiente mientras maneja múltiples tareas de alta prioridad.
• Experiencia previa trabajando con ejecutivos de nivel C o en un rol de alta dirección.
• Experiencia en cumplimiento legal, redacción de contratos y regulaciones empresariales es altamente preferida.