MOVE Your Business se enorgullece de representar a nuestro cliente, una firma de asesoría dirigida por fundadores que ayuda a emprendedores a preparar, ejecutar y maximizar el valor de la salida de sus negocios. Ofrecen un proceso transparente de principio a fin diseñado para alinearse con los objetivos de los fundadores. Su enfoque personalizado combina la preparación estratégica, redes de compradores seleccionadas y planificación posterior a la salida para garantizar un impacto duradero. Creada por fundadores para fundadores, brindan tanto experiencia como empatía a lo largo de todo el proceso de salida

En nombre de nuestro cliente, estamos buscando un Asistente Ejecutivo de Alto Nivel para brindar soporte administrativo de primer nivel y garantizar el funcionamiento fluido de las operaciones ejecutivas. El candidato ideal es organizado, discreto y adaptable—hábil en manejar el tiempo, las comunicaciones y las prioridades cambiantes en un entorno de ritmo acelerado

Responsabilidades clave:

• Soporte ejecutivo
• Brindar soporte administrativo de alto nivel a 1–3 altos directivos, incluida la gestión de calendarios, coordinación de viajes e informes de gastos
• Anticipar las necesidades de los directivos y proporcionar apoyo proactivo en tareas administrativas y operativas
• Gestionar información sensible y confidencial con el más alto grado de integridad y discreción

• Gestión de reuniones y comunicaciones
• Gestionar y priorizar solicitudes entrantes, correos electrónicos, invitaciones a reuniones y comunicaciones en nombre de los directivos
• Preparar documentos informativos, presentaciones y materiales de reunión; tomar y distribuir actas con acciones de seguimiento
• Coordinar la logística de reuniones internas y externas, llamadas y eventos en múltiples zonas horarias
• Actuar como enlace con clientes, inversores, empresas de cartera y otros interlocutores externos

• Gestión de proyectos y flujos de trabajo
• Ayudar en la gestión de proyectos, haciendo seguimiento de entregables clave y asegurando el cumplimiento de los plazos
• Rastrear fechas límite organizacionales y personales, incluidas fechas de contratos, renovaciones de pólizas, cronogramas de pagos, obligaciones de cumplimiento y otros entregables sensibles al tiempo
• Mantener sistemas y procesos que mejoren la productividad ejecutiva y la efectividad organizacional

• Gestión de documentos e información
• Mantener sistemas de archivo digital bien organizados, garantizando la documentación oportuna y la fácil recuperación de materiales críticos como acuerdos de compra, memorandos de inversión, contratos legales y calendarios financieros

• Soporte ad hoc
• Proporcionar apoyo adicional en diversos proyectos y tareas según lo requiera el equipo de dirección, incluyendo investigaciones, planificación de eventos y otras funciones asignadas

Requisitos y calificaciones:

• Más de 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, idealmente apoyando a directivos de nivel C en entornos de alto crecimiento, consultoría, inversión o emprendimiento
• Dominio fluido del inglés
• Sólidas habilidades organizativas con una atención impecable al detalle
• Capacidad demostrada para gestionar múltiples prioridades cambiantes en un entorno dinámico y sin una estructura definida
• Habilidades excepcionales de comunicación e interpersonales—profesional, claro y seguro
• Cómodo trabajando de forma independiente y tomando decisiones en nombre de los directivos
• Competencia tecnológica, con sólido conocimiento práctico de:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (ingreso de datos, formato, fórmulas, análisis básico)
• QuickBooks (seguimiento de gastos, gestión de facturas, generación de informes)
• Plataformas de firma electrónica (p. ej., DocuSign, HelloSign)
• Capacidad para trabajar con discreción, integridad y un alto grado de profesionalismo
• Se requieren dos referencias profesionales y un certificado de antecedentes penales válido emitido en los últimos 60 días para todos los candidatos seleccionados
• La finalización de la documentación inicial, incluida la presentación de un número de identificación fiscal válido (por ejemplo, Número de Seguro Social, Número de Seguro de Empleo o su equivalente), es obligatoria antes de la incorporación

Horario de trabajo:

Tiempo completo (40 horas semanales)

De lunes a viernes de 8:00 a 17:00 Hora del Pacífico