MOVE Your Business se enorgullece de representar a nuestro cliente, una firma de asesoría dirigida por sus fundadores que ayuda a los emprendedores a preparar, ejecutar y maximizar el valor de sus salidas empresariales. Ofrecen un proceso transparente y completo diseñado para alinearse con los objetivos de los fundadores. Su enfoque personalizado combina preparación estratégica, redes de compradores seleccionados y planificación posterior a la salida para garantizar un impacto duradero. Construido por fundadores para fundadores, brindan tanto experiencia como empatía a lo largo del proceso de salida.

En nombre de nuestro cliente, estamos buscando un Asistente Ejecutivo de Alto Nivel para proporcionar apoyo administrativo integral al equipo ejecutivo, asegurando operaciones fluidas y un flujo de trabajo eficiente. Este rol requiere un socio de confianza que pueda gestionar el tiempo, las comunicaciones y las prioridades con precisión y discreción, mientras prospera en un entorno dinámico, acelerado y, a veces, ambiguo. El candidato ideal se destaca en supervisar flujos de trabajo complejos, adaptarse rápidamente a prioridades cambiantes y abordar proactivamente los desafíos para mantener al equipo ejecutivo operando al más alto nivel.

Responsabilidades Clave:

• Apoyo Ejecutivo
• Proporcionar apoyo administrativo de alto nivel a 1–3 ejecutivos senior, incluyendo gestión de calendarios, coordinación de viajes y reporte de gastos
• Anticipar las necesidades del ejecutivo y proporcionar proactivamente apoyo en tareas administrativas y operativas
• Manejar información sensible y confidencial con el más alto grado de integridad y discreción

• Gestión de Reuniones y Comunicaciones
• Gestionar y priorizar solicitudes entrantes, correos electrónicos, invitaciones a reuniones y comunicaciones en nombre de los ejecutivos
• Preparar documentos informativos, presentaciones y materiales para reuniones; tomar y distribuir notas de reuniones con acciones de seguimiento
• Coordinar la logística para reuniones, llamadas y eventos internos y externos a través de múltiples zonas horarias
• Actuar como enlace con clientes, inversionistas, empresas del portafolio y otros interesados externos

• Gestión de Proyectos y Flujos de Trabajo
• Asistir con la gestión de proyectos, rastreando entregables clave y asegurando que se cumplan los plazos
• Rastrear plazos organizacionales y personales clave, incluyendo fechas de contratos, renovaciones de políticas, cronogramas de reembolso, obligaciones de cumplimiento y otros entregables sensibles al tiempo
• Mantener sistemas y procesos que mejoren la productividad ejecutiva y la efectividad organizacional

• Gestión de Documentos e Información
• Mantener sistemas de archivo digital bien organizados, asegurando una documentación oportuna y fácil recuperación de materiales críticos como acuerdos de compra, memorandos de inversión, contratos legales y cronogramas financieros

• Apoyo Ad Hoc
• Proporcionar apoyo adicional en diversos proyectos y tareas según lo necesite el equipo de administración, incluyendo investigación, planificación de eventos y otras tareas según se asignen

Requisitos y Calificaciones:

• Más de 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, idealmente apoyando a ejecutivos de nivel C en entornos de alto crecimiento, consultoría, inversión o emprendimiento
• Debe ser fluido en inglés 
• Fuertes habilidades organizativas con una atención impecable a los detalles
• Capacidad comprobada para gestionar múltiples prioridades, a menudo cambiantes, en un entorno acelerado y no estructurado
• Habilidades excepcionales de comunicación e interpersonales: profesional, claro y confiado
• Cómodo trabajando de manera independiente y tomando decisiones en nombre de los ejecutivos
• Competente tecnológicamente, con un fuerte conocimiento práctico de:
• Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive, Gmail)
• Microsoft Excel (ingreso de datos, formato, fórmulas, análisis ligero)
• QuickBooks (seguimiento de gastos, gestión de facturas, informes)
• Plataformas de firma electrónica (p. ej., DocuSign, HelloSign)
• Capacidad para trabajar con discreción, integridad y un alto grado de profesionalismo

Horario de Trabajo:

Tiempo Completo (40 horas por semana)

De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM Hora del Pacífico