Acerca del puesto

Buscamos un(a) Coordinador(a) de Soporte de Servicio altamente organizado(a), proactivo(a) y orientado(a) al detalle para gestionar los procesos administrativos y operativos de principio a fin que apoyan a nuestro equipo de servicio de campo. Este rol garantiza una programación sin contratiempos, comunicación fluida, gestión de materiales y documentación precisa en múltiples departamentos.

El candidato ideal se destaca en un entorno dinámico, se comunica con claridad y asume la responsabilidad de las operaciones de servicio y las tareas de la cadena de suministro. Este es un puesto remoto con amplias oportunidades de crecimiento en operaciones.

Detalles del puesto

• Modalidad de trabajo: Trabajo desde casa
• Horario: Lunes a viernes | 8:00 PM a 5:00 AM, hora de Filipinas
• Días festivos: Festivos de Filipinas

Responsabilidades clave

Operaciones de servicio y programación

• Programar todas las visitas de servicio según las necesidades del cliente, la disponibilidad de los técnicos y la prioridad de los trabajos.
• Responder a consultas de los clientes relacionadas con solicitudes de servicio, programación y estado de los trabajos.
• Coordinar con los técnicos de campo para obtener actualizaciones de los trabajos y crear nuevas visitas de servicio según sea necesario.
• Mantener registros de servicio y estados de trabajo precisos en los sistemas internos.

Coordinación de materiales

• Gestionar y hacer seguimiento de materiales, productos y equipos requeridos para los trabajos de servicio.
• Coordinar la logística de envíos, entregas y traslados de materiales a técnicos o sitios de trabajo.
• Solicitar materiales y productos para apoyar proyectos activos y visitas de servicio.
• Asegurar la disponibilidad de materiales según el cronograma para evitar retrasos en las actividades de servicio.

Soporte contable y documental

• Crear Notas de Recepción de Mercancías (GRNs) usando el software Zoho Accounting.
• Coordinar las entregas a clientes y asegurar que se complete toda la documentación relevante.
• Colaborar estrechamente con el equipo de contabilidad para mantener registros precisos y actualizados de inventario, compras y recepciones.
• Asistir en la conciliación de órdenes de compra, facturas y confirmaciones de entrega.

Comunicación transversal

• Servir de enlace con el personal de servicio de campo, el equipo de almacén/logística, los proveedores y otros departamentos internos.
• Comunicar de manera clara y oportuna los cambios en la programación, actualizaciones de entregas y requisitos de los trabajos.
• Apoyar al equipo de operaciones con informes, análisis e iniciativas de mejora continua.

Requisitos

• Mínimo 2 años de experiencia en coordinación de servicios, soporte de operaciones o campo relacionado.
• Habilidades organizativas sólidas con capacidad para gestionar múltiples prioridades.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Experiencia con software de programación, inventario o contabilidad (la experiencia en Zoho es una ventaja importante).
• Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno remoto cumpliendo plazos.
• Familiaridad con procesos de adquisición y compras.
• Alta atención al detalle y mentalidad orientada a la resolución de problemas.

Competencias clave

• Enfoque en el cliente y capacidad de respuesta
• Habilidades sólidas de gestión del tiempo
• Proactividad y creatividad
• Dominio de la tecnología y facilidad para aprender nuevos sistemas
• Capacidad de colaboración entre equipos y departamentos