Jefe de Apoyo (Remoto)

Ubicación: Remoto

Salario: A partir de $800 USD mensuales (basado en la experiencia)

Acerca del Rol

Buscamos un Asistente Ejecutivo altamente organizado y proactivo para proporcionar apoyo dedicado a nuestro COO. Este rol va más allá de las tareas administrativas tradicionales: actuarás como un socio operativo clave, ayudando a gestionar proyectos, analizar datos, comunicarte con los equipos y preparar presentaciones e informes de alta calidad. Tu trabajo permitirá que el COO se concentre en el liderazgo estratégico al proporcionar actualizaciones oportunas y precisas y eliminar obstáculos para el equipo.

Responsabilidades Clave

• Gestionar el correo electrónico, calendario y comunicaciones del COO con profesionalismo y discreción.
• Utilizar Excel (Tablas Dinámicas, VLOOKUP, limpieza de datos) para analizar y resumir datos para informes y toma de decisiones.
• Crear presentaciones y contenido visual atractivos y pulidos utilizando Canva y PowerPoint para reuniones con donantes, propuestas y actualizaciones internas.
• Utilizar herramientas de gestión de proyectos como Asana (o Teams/Slack) para crear y realizar un seguimiento de tareas, listas de verificación y hitos del proyecto.
• Hacer seguimiento proactivo con los miembros del equipo para recopilar actualizaciones de progreso, identificar obstáculos y comunicar brechas al COO.
• Asistir en la coordinación de eventos, reuniones y comunicaciones con donantes.
• Redactar comunicaciones escritas claras y profesionales en nombre del COO.
• Organizar archivos digitales, notas de reuniones y documentación para un fácil acceso y referencia.
• Traducir ideas y visiones de alto nivel del VP en planes y presentaciones accionables.
• Actuar como enlace entre el VP y el equipo en general, asegurando un flujo de información fluido y la finalización oportuna de los objetivos.

• Habilidades y Calificaciones Requeridas - El FRANCES es un PLUS +++
• Inglés fluido con excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Experiencia comprobada en un rol de apoyo administrativo, asistente ejecutivo o jefe de personal.
• Dominio avanzado de Microsoft Excel (Tablas dinámicas, VLOOKUP, análisis de datos).
• Habilidad en Canva y PowerPoint para crear presentaciones profesionales.
• Experiencia con plataformas de gestión de proyectos como Asana, Microsoft Teams o Slack.
• Altamente organizado, orientado a los detalles y capaz de gestionar múltiples prioridades de manera eficiente.
• Fuerte iniciativa y habilidades para resolver problemas; cómodo asumiendo responsabilidades y trabajando de forma independiente.
• Excelentes habilidades interpersonales, capaz de comunicarse y hacer seguimiento de manera efectiva con los miembros del equipo.
• Cómodo trabajando de forma remota con una supervisión mínima.

Preferido

• Experiencia apoyando a la alta dirección en organizaciones sin fines de lucro o impulsadas por donantes.
• Experiencia previa en la gestión de comunicaciones o eventos para donantes.
• Familiaridad con operaciones de servicios compartidos o backend.
• ¡Si prosperas en un entorno de trabajo acelerado, tienes una pasión por la excelencia operativa y deseas ser un contribuyente clave en un equipo de liderazgo dinámico, queremos saber de ti!