Resumen del Puesto

El Especialista Administrativo apoya la gobernanza financiera de los proyectos gestionando hojas de tiempo, elaborando informes del PMO y supervisando las Declaraciones de Trabajo (SOW). Este rol garantiza un seguimiento preciso de los proyectos, una asignación eficiente de recursos y una comunicación oportuna sobre el estado financiero de los proyectos, incluyendo la utilización de fondos de costo fijo y recordatorios de finalización de proyectos, aprovechando los sistemas del PMO y de RR. HH. para impulsar la eficiencia y las mejoras de procesos.

Responsabilidades Clave

Gestión de Hojas de Tiempo y Seguimiento de Recursos

• Rastrear, revisar y consolidar las hojas de tiempo de empleados y contratistas usando Zoho People y sistemas de proyectos integrados.
• Garantizar la presentación oportuna y precisa de las entradas de tiempo en cumplimiento con las políticas de proyectos, RR. HH. y finanzas.
• Analizar los datos de asignación de tiempo para apoyar la planificación de la fuerza laboral, el seguimiento de la utilización y el análisis de costos.

Informes del PMO y Desempeño del Proyecto

• Generar y mantener informes del PMO utilizando datos de Jira y sistemas financieros, incluidos el estado del proyecto, las tasas de consumo, el presupuesto vs. el real y la utilización de recursos.
• Apoyar a los gerentes de proyecto proporcionando información sobre el desempeño del proyecto, riesgos y restricciones de capacidad.
• Mantener paneles de control y plantillas de informes estandarizadas para la revisión de la dirección y del PMO.

Gestión de Declaraciones de Trabajo (SOW)

• Redactar, rastrear y gestionar las Declaraciones de Trabajo (SOW) que definen el alcance del proyecto, entregables, cronogramas y términos financieros.
• Supervisar los hitos, enmiendas y renovaciones de las SOW en coordinación con los gerentes de proyecto, finanzas y partes interesadas.
• Garantizar la alineación entre las SOW, los planes de proyecto en Jira y los informes financieros.

Seguimiento del Fin de Proyecto y Fondos de Costo Fijo

• Monitorear los presupuestos de proyectos de costo fijo y el agotamiento de fondos en relación con las SOW aprobadas.
• Emitir de forma proactiva recordatorios de fin de proyecto y de agotamiento de fondos de costo fijo a las partes interesadas.

Mapeo de Procesos y Mejora Continua

• Identificar brechas, ineficiencias y oportunidades de automatización en los procesos del equipo de Finanzas y Análisis.
• Apoyar iniciativas de mejora continua para aumentar la precisión de los datos, la consistencia de los informes y la eficiencia operativa.
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Calificaciones y Habilidades

• Título universitario en Finanzas, Administración de Empresas o cualquier campo relacionado.
• Experiencia con Jira, Zoho People o sistemas similares de PMO y RR. HH.
• Experiencia en gestión de hojas de tiempo, finanzas de proyectos o informes de PMO preferida.
• Fuertes habilidades analíticas y de documentación, con experiencia en herramientas o metodologías de mapeo de procesos.
• Habilidades avanzadas en Excel/Google Sheets; experiencia en creación de paneles o informes es un plus.
• Excelentes habilidades de comunicación, organización y gestión de partes interesadas.