Título del Trabajo: Gerente de Proyecto – Operaciones Contables

Departamento: Operaciones

Ubicación: Remoto (con base en Filipinas)

Reporta a: CEO de DTLA CPA

Sobre HeyApril

• HeyApril es una empresa de soporte operativo y reclutamiento remoto que se especializa en empoderar a las firmas contables y equipos financieros a través del talento filipino de clase mundial. Nos guía una cultura de excelencia, innovación y crecimiento, y estamos buscando a alguien que comparta esa energía.

Descripción del Rol

• Buscamos un Gerente de Proyecto para liderar las operaciones y la gestión del rendimiento del equipo contable asignado a nuestro mayor cliente. Este rol es crucial para garantizar entregas oportunas y de alta calidad, mantener la productividad del equipo e implementar una planificación proactiva de recursos y mejoras de procesos. El Gerente de Proyecto coordinará entre las funciones de soporte, impulsará la elaboración de informes de rendimiento a través de herramientas operativas y trabajará estrechamente con la dirección para asegurar que el equipo opere con máxima eficiencia.

Objetivo del Rol:

• Elevar la excelencia operativa, establecer las mejores prácticas para la entrega de trabajos contables y garantizar que el equipo se desempeñe consistentemente en su mejor nivel para la entrega a clientes de clase mundial.

1. Supervisión de Operaciones y Entrega al Cliente

• Asegurar que todas las entregas para el cliente DTLA CPA se completen a tiempo, con altos estándares y de acuerdo con las expectativas del cliente.
• Colaborar con los equipos de operaciones y soporte (Operaciones, TI, Administración, Desarrollo de Negocios y Recursos Humanos) para monitorear la ejecución y abordar preocupaciones sobre el flujo de trabajo.
• Liderar y asegurar que se siga el ritmo operativo diario, incluidos chequeos, seguimiento y reuniones breves, para mantener la disciplina operativa.

2. Gestión del Rendimiento e Informes

• Trabajar estrechamente con el equipo de operaciones para completar las tarjetas de rendimiento mensuales para todos los contadores.
• Revisar y auditar regularmente las herramientas de gestión de proyectos y los tableros para verificar la finalización de tareas, el equilibrio de carga y la productividad individual.
• Analizar el rendimiento del equipo utilizando los datos disponibles y escalar cualquier señal de alerta o tendencias de bajo rendimiento con planes de acción propuestos.

3. Planificación de Recursos y Capacidad

• Monitorear el número de personal frente a la carga de trabajo del cliente, asegurando que los niveles de personal estén equilibrados y se realicen ajustes proactivos según sea necesario.
• Desarrollar planes de contingencia para bajas, rotación o ausencias inesperadas para prevenir interrupciones en el servicio.
• Asignar estratégicamente nuevos trabajos de clientes y redistribuir roles existentes para acomodar cambios en el pipeline y salidas.

4. Supervisión de Personal y Cobertura

• Asegurar que la planificación diaria y semanal de personal sea adecuada y comunicada.
• Colaborar con reclutamiento y recursos humanos para alinear los esfuerzos de contratación con las necesidades previstas.
• Mantener listas precisas y actualizadas para asignaciones y disponibilidad en todo el equipo.

5. Resolución de Problemas y Colaboración en Procesos

• Servir como el punto de contacto para problemas operativos que afectan la entrega, el rendimiento o bloqueos del sistema.
• Colaborar con el equipo de TI para escalar puntos críticos operativos recurrentes que se puedan resolver mediante automatización o mejora del sistema.
• Trabajar con la dirección de operaciones para revisar y mejorar los SOP, flujos de trabajo y listas de verificación utilizados en todo el equipo.

6. Mejora Continua y Mejores Prácticas

• Promover la creación y documentación de mejores prácticas para todas las tareas y entregables recurrentes.
• Facilitar retrospectivas o revisiones posteriores a la acción para recopilar comentarios y optimizar continuamente los procesos operativos.
• Proponer iniciativas de automatización de procesos o simplificación para mejorar la precisión, la puntualidad y la productividad del equipo.

Calificaciones

• Más de 3 años de experiencia en gestión de proyectos u operaciones, idealmente en un entorno de BPO, remoto o enfocado en contabilidad.
• Profunda familiaridad con los entregables contables y los plazos (por ejemplo, cierre de mes, temporada de impuestos, conciliaciones, etc.).
• Fuerte dominio de sistemas de gestión del rendimiento, informes y KPIs.
• Competente en el uso de herramientas de gestión de proyectos (por ejemplo, Monday.com) y plataformas de colaboración (por ejemplo, Google Workspace).
• Antecedentes en pensamiento sistémico o mejora de procesos (por ejemplo, Lean, Six Sigma, etc.)
• Altamente organizado, analítico y proactivo en abordar problemas potenciales antes de que impacten en las operaciones.
• Excelente comunicador que puede interactuar de manera efectiva con compañeros de equipo, funciones de apoyo y partes interesadas del cliente.

Deseable

• Experiencia trabajando directamente con firmas de CPA o departamentos de finanzas.
• Exposición a operaciones de equipos remotos/exteriores o gestión de equipos distribuidos.

¿Por qué unirse a HeyApril?

• Forma parte de una empresa impulsada por una misión, centrada en las personas, que está transformando la dotación de personal remoto en finanzas.
• Colabora con compañeros de alto rendimiento en una cultura de trabajo orientada a resultados y remota.
• Toma la iniciativa en iniciativas que generan un impacto real, tanto para el equipo como para nuestros clientes.
• Accede a oportunidades de crecimiento y aprendizaje continuos a medida que escalamos globalmente.