Resumen del puesto

El Asociado de Cuentas por Cobrar es responsable de preparar facturas precisas para los clientes, asegurando la facturación correcta de salarios, beneficios, honorarios de gestión y otros cargos aplicables. Este puesto brinda apoyo al Gerente de Contabilidad en la resolución de consultas de facturación y contribuye a los informes financieros, al cumplimiento de requisitos normativos y a la coordinación interfuncional con el equipo de Reclutamiento. La posición exige gran atención al detalle, precisión numérica y capacidad para gestionar responsabilidades de informes mensuales recurrentes.

Detalles del puesto

• Tipo de contratación: Tiempo completo
• Horario: 9:00 a. m. – 6:00 p. m., de lunes a viernes (variable durante el ciclo de facturación)
• Reporta a: Gerente de Contabilidad
• Modalidad de trabajo: Trabajo desde casa hasta nuevo aviso

Funciones y responsabilidades esenciales

Preparación de facturas para clientes

• Validar la lista completa de empleados por cuenta, incluyendo el seguimiento de incorporaciones.
• Calcular con precisión los cargos por salarios y otros beneficios para la facturación.
• Asegurar la exactitud y la integridad de las tarifas de gestión facturadas a cada cliente.
• Verificar e incluir cargos o créditos adicionales en la factura, como anticipos de efectivo, horas extras, pago de prima y ausencias.

Resolución de disputas de facturas

• Asistir al supervisor de Contabilidad en la resolución de consultas y disputas de los clientes relacionadas con facturas.
• Proporcionar explicaciones detalladas y la documentación necesaria a los clientes para resolver discrepancias de manera eficiente.

Cálculo de tarifa todo incluido

• Colaborar con el equipo de Reclutamiento para el registro de nuevas propuestas de costos de clientes en la calculadora todo incluido.
• Asegurar que todos los componentes de la tarifa, incluidos salario, beneficios y otros cargos, estén correctamente incluidos.

Informes y cumplimiento

• Generar un informe mensual de facturación completo para cada cliente, asegurando que todos los datos sean precisos y estén completos.
• Participar en la elaboración de informes financieros mensuales y de cierre de ejercicio, proporcionando los datos y el apoyo necesarios para obtener estados financieros precisos.

Cobro y registro de facturas y pagos de clientes

• Monitorear las facturas pendientes y dar seguimiento proactivo con los clientes para asegurar el pago oportuno. Implementar estrategias de cobro efectivas para minimizar cuentas vencidas.
• Registrar con precisión los pagos de los clientes en QuickBooks, asegurando que todos los detalles coincidan con la factura y la cuenta correspondiente.
• Realizar conciliaciones periódicas de cuentas por cobrar para garantizar que se contabilicen y registren correctamente todos los pagos. Atender cualquier discrepancia de inmediato.
• Preparar y analizar informes de antigüedad de cuentas por cobrar para identificar cuentas vencidas y priorizar esfuerzos de cobro.
• Mantener comunicación regular con los clientes sobre el estado de sus cuentas, plazos de pago y saldos pendientes. Proporcionar estados de cuenta y recordatorios según sea necesario.
• Mantener registros detallados y organizados de todas las actividades de cobro, incluidas comunicaciones con clientes, compromisos de pago y acciones de seguimiento.

Apoyo interfuncional

• Brindar apoyo al equipo de Reclutamiento en el cálculo de tarifas todo incluido según sea necesario.
• Coordinar con las partes interesadas internas para asegurar la exactitud de los datos financieros y de facturación.

Cualificaciones:

• Título universitario en Contabilidad, Finanzas o campo relacionado, preferible.
• Experiencia previa en cuentas por cobrar, facturación o funciones contables generales es una ventaja.
• Alta aptitud numérica con gran atención al detalle y precisión.
• Capacidad para gestionar plazos recurrentes y múltiples informes simultáneamente.
• Buenas habilidades de comunicación para la coordinación interna y consultas de clientes.

Competencias clave:

• Orientación al detalle y alta capacidad de organización
• Habilidades analíticas y de cálculo sólidas
• Gestión del tiempo y disciplina para cumplir plazos
• Capacidad para trabajar de forma colaborativa entre equipos
• Tratamiento profesional de información financiera confidencial